Een bestuursjaar als External Affairs van Asset | Accounting & Finance – Nina Smolders

For the English version, click here!

Als External Affairs is Nina verantwoordelijk voor het contact met de huidige en toekomstige partners van Asset | Accounting & Finance. Daarnaast coördineert zij de Accounting Expedition en Orientation commissie. Ook is zij verantwoordelijk voor de organisatie van de Master Experience Days Accountancy en Finance en voor de FinanceDay. In dit artikel vertelt Nina wat haar functie inhoudt en hoe zij een jaar als External Affairs van Asset | Accounting & Finance ervaart.

Een bestuursjaar, hoe kwam mijn keuze tot stand?

In de zomer van 2019 ben ik vanuit het mooie Maastricht naar Tilburg verhuisd om te starten met de BSc Bedrijfseconomie. Al snel hadden we allemaal te maken met de gevolgen van de corona pandemie, waardoor vrijwel alle studieactiviteiten online plaatsvonden. 

In januari 2021 ben ik actief geworden bij Asset | Accounting & Finance door bij de Sports Committee te gaan. Ik heb toen meteen veel deelgenomen aan activiteiten waardoor ik veel leden en ook de vereniging beter leerde kennen. Langzaamaan had ik steeds meer behoefte om een jaartje iets anders dan ‘gewoon studeren’ te gaan doen en zo ging ik dan ook mijn opties verkennen. Gedurende een bestuursjaar leer je erg veel en daarnaast geeft het een boost aan je CV en daarom heb ik uiteindelijk besloten om dit te gaan doen.

Functie als External Affairs

Als External Affairs ben je dé persoon die over het bedrijfscontact gaat. Dit gaat via mail, telefoon of natuurlijk gewoon een fysieke afspraak. In de zomer staan alle partnergesprekken gepland, deze doe je samen met je voorganger of opvolger. Hierbij reflecteren we op het afgelopen jaar en kijken we opnieuw waar bedrijven naar op zoek zijn om zo een optimaal pakket of evenement samen te stellen. Op deze manier kan je echt meedenken met bedrijven zodat zij hun doelen kunnen behalen, dit kan bijvoorbeeld gaan om naamsbekendheid creëren, het promoten van de carrièremogelijkheden of om in direct contact te komen met de studenten. Door het jaar heen zijn er vaak ook andere dingen waar bedrijven van je vragen om mee te denken om het optimale resultaat te bereiken. Zo heb ik binnenkort samen met een medebestuurder een lunchmeeting met een bedrijf om te sparren over waar studenten behoefte aan hebben bij een werkgever en waar ze veel waarde aan hechten. 

Daarnaast probeer je per evenement te te schatten welke bedrijven een goede match zijn waarbij je rekening houdt met de belangen van studenten en bedrijven en andere factoren die een rol spelen. Naar aanloop van het evenement ben je ook vaak het aanspreekpunt voor vragen en andere dingen, zodat alles uiteindelijk is goede banen zal lopen. 

Aanspreekpunt voor bedrijven, wat nog meer?

Naast het contact met bedrijven onderhouden, heb je nog andere taken om uit te voeren. Als bestuurder heb je namelijk ook altijd commissies die je coördineert. In mijn geval zijn dat de Accounting Expedition Committee en de Orientation Committee, waarbij ik de laatstgenoemde voor een half jaar heb gedaan. 

Als coördinator krijg je een stukje leiderschap mee en het is erg leuk om op deze manier samen evenementen te organiseren. Bij de Accounting Expedition had ik nauw contact met de voorzitter van commissie om ervoor te zorgen dat alle deadlines gehaald werden. Tijdens het evenement zelf had ik vooral contact met de bedrijven en andere partijen, zoals het hotel. Achteraf kan je natuurlijk met een voldaan gevoel terugkijken op geslaagde evenementen. 

“Door verantwoordelijk te zijn voor deze evenementen krijg je een goed beeld van wat er nou allemaal bij komt kijken en ga je zeker extra letten op de kleine details. “

Buiten de evenementen die je met commissies organiseert, heb je ook eigen evenementen. Deze zijn de FinanceDay en de Master Experience Day van de MSc Finance en MSc Accountancy. Door verantwoordelijk te zijn voor deze evenementen krijg je een goed beeld van wat er nou allemaal bij komt kijken en ga je zeker extra letten op de kleine details. Voor de Master Experience Days heb je veel contact met de externals van andere departementen, vooral tijdens de wekelijkse Acquisition Meeting. In deze vergadering bespreken we alles wat gaande is binnen Asset Tilburg, bijvoorbeeld dingen over Career Platform Tilburg. Ook heeft elke external één of meerdere taskforces binnen de Acquisition Meeting. Die van mij is General Revenues/ New Business Model, bij deze taskforce kijken we naar alle manieren om geld te verdienen voor Asset Tilburg. Hierbij zorg je ervoor dat de brochure bijgewerkt wordt, maar ga je ook brainstormen over nieuwe evenementen en mogelijkheden. 

Leerpunten als External Affairs

Als je een bestuursjaar in gaat wil je natuurlijk ook dingen leren. Ik had hier van tevoren veel over nagedacht. Dit had ik gedaan door te kijken wat ik als bestuurder te bieden had en op welk vlak ik dingen kon verbeteren. Van nature ben ik nogal een stresskip, toch gaan er drukke periodes in je bestuursjaar komen waarbij de stress wat op kan lopen. Hierbij was mijn doel om dit aan te kunnen geven bij mijn medebestuurders en waar nodig kleine taakjes uit handen te geven. Dit was even wennen, maar uiteindelijk werkte dit wel het beste en gunde ik mezelf zo meer rust. Als External Affairs ben je natuurlijk veel in contact met iedereen. Ik beschouwde mezelf nooit echt als een outgoing persoon, dus deze functie was perfect om op dit gebied mijn grenzen te verleggen. Als je voor jezelf bepaalde doelen stelt aan het begin van je bestuursjaar, kan je veel bereiken!

Tips voor mijn opvolger

Een bestuursjaar kan soms hectisch zijn. Vergeet vooral niet te genieten van alle leuke dingen die je mee gaat maken. Kijk eens in de zoveel tijd eens terug op de tijd die al achter de rug is en ben trots op wat je al allemaal hebt bereikt. Zorg er verder voor dat je ook vaak genoeg iets gaat doen om lekker te ontspannen. Voor mij waren sporten en wandelingetjes in het bos hier ideaal voor. Probeer vooral je eigen ritme te vinden en dan moet het helemaal goed komen!

Spreekt dit je nou aan en wil je meer weten over mijn ervaring? Of heb je nog andere praktische vragen over een bestuursjaar? Voel je dan vooral vrij om contact met mij op te nemen of even langs te komen bij kamer E1.07!