Een bestuursjaar als External Affairs van Asset | Accounting & Finance – Nina Thomas

For the English version, click here

Als External Affairs is Nina verantwoordelijk voor het contact met de huidige en toekomstige partners van Asset | Accounting & Finance. Daarnaast coördineert ze de Accountancy Cycle, Accounting Expedition en Orientation commissie. In dit artikel vertelt Nina wat haar functie inhoudt en hoe zij een jaar als External Affairs van Asset | Accounting & Finance ervaart.

Waarom heb je ervoor gekozen om een bestuursjaar bij Asset | Accounting & Finance te gaan doen?

In mijn tweede jaar heb ik als commissielid van Asset | Marketing een fantastische reis naar Maleisië neergezet. Toch dacht ik (nog) niet aan een bestuursjaar; ik wilde op exchange en mijn bachelor Bedrijfseconomie afronden. Pas tijdens mijn exchange in Sydney werd het een meer serieuze gedachte. Of het kwam door het zorgeloze studentenleven dat wel goed beviel of de groei in persoonlijke ontwikkeling, dat weet ik niet, maar een bestuursjaar werd steeds aantrekkelijker. Een gevoel dat werd versterkt toen ik bij Asset | Accounting & Finance (A&F) de Financial Business Dinner commissie ging doen en me meteen op mijn gemak voelde. Tel daarbij de master keuzestress op en je zou denken dat de keuze snel gemaakt was.  

Maar voor iemand die bekend staat als twijfelaar, is het geen verrassing dat ook hier twijfels mee gepaard gingen. Na enkele gesprekken bleken mijn zorgen makkelijk te weerleggen en maakte ik de weloverwogen keuze om te solliciteren. De enige keuze die mij nog restte was welke functie.  Aanvankelijk dacht ik aan penningmeester; ik had immers affiniteit met cijfers en al enige ervaring met budgetten maken. Maar een bestuursjaar is er om jezelf uit te dagen en uit je comfortzone te stappen. Een betere eerste stap dan voor External Affairs (externe) te gaan, was er dan ook niet. En zo geschiedde. 

Hoe ziet je jaar eruit en hoe bevalt het?

Het jaar begon met een volle agenda. Overdag ging ik samen met mijn voorganger, Luc, langs bij onze partners om de samenwerking te bespreken, de avonden waren voor Announcements of dates met andere besturen en daartussen werden de overdracht- en beleidssessies gepland. Ik leerde de organisaties en recruiters beter kennen, wat zowel de samenwerking gedurende het jaar bevorderde, als mijn beeld van de verschillende sectoren. 

Eind september vond het Financial Business Dinner plaats, maar al snel waren de evenementen die ik vanuit mijn bestuursfunctie coördineerde of organiseerde aan de beurt. Dit bracht een grotere verantwoordelijkheid met zich mee, maar ook een gevoel van trots op de commissies. De piek van ‘mijn’ evenementen lag in februari/maart. Als zomerexterne was ik verantwoordelijk voor de organisatie van de FinanceDay, de Master Experience Days en de Accounting Expedition. Deze evenementen vonden plaats in een tijdsspanne van een maand, dus mijn tijdmanagement en prioriteitenlijst werden goed op de proef gesteld. Het geeft dan ook voldoening om te zien dat studenten onze evenementen waarderen en gebruiken om contacten te leggen. Dat is tenslotte waar de vereniging voor bestaat; verbinden van de studenten met zijn/haar potentiële werkgever. 

Doordat er altijd wel iets te doen is, vliegt de tijd ontzettend snel voorbij. Voorheen vroeg ik me af hoe je die 7 uur per dag volmaakt, inmiddels vraag ik me af hoe de dag zo snel voorbij is gegaan. Of weken überhaupt, want voor mijn gevoel zijn we pas net begonnen. Ik vind het lastig om mijn ervaringen in 1000 woorden te omvatten of één antwoord te geven. ‘Goed’ dekt de lading bij lange na niet, het is iets dat je moet ervaren. Ik ben dan ook blij met de keuze die ik destijds heb gemaakt. En die twijfels… die zijn vervangen door menukeuze-twijfels (het blijft een leerproces). 

Wat zijn jouw taken als External Affairs? 

Als externe ben je het aanspreekpunt voor bedrijven. Je werkt nauw samen met de andere externe om bedrijven te voorzien in hun behoefte. De zomergesprekken vormen de basis en dit vul je aan met nieuwe partners. Via fysieke of telefonische afspraken kijk je of er een match is tussen wat bedrijven zoeken en wat A&F aanbiedt. Soms moet je nee verkopen of is er geen match. Dit kan veranderen, dus een goede relatie behouden is essentieel. Datzelfde geldt voor je bestaande partners, je wilt hen tevreden houden. Je bouwt een netwerk op dat later wellicht nog van pas kan komen. 

“Het maakt daarbij niet uit of je van nature een stiller persoon bent of juist iemand die graag op de voorgrond treedt, zolang je maar sociaal en open bent.”

Het leuke aan mijn functie is dat soft-skills duidelijk naar voren komen. Door alle contactmomenten word je communicatief een stuk sterker en leer je onder andere om jezelf en A&F goed te presenteren. Deze skills leer je overigens snel genoeg. Het maakt daarbij niet uit of je van nature een stiller persoon bent of juist iemand die graag op de voorgrond treedt, zolang je maar sociaal en open bent. En je hoeft ook zeker niet de koning(in) van de smalltalk te zijn. Daarnaast moet je niet bang zijn om minder goed nieuws over te brengen of te ontvangen. Dit kunnen pittige gesprekken zijn en het is jouw taak om het netjes op te lossen. De oplossingen verschillen, maar elke situatie vergt flexibiliteit en rationaliteit. Ondanks dat je het aanspreekpunt bent, doe je het gelukkig niet alleen. Mijn crisismanagement skills zijn duidelijk verbeterd en ik kijk trots terug op de afhandeling van bepaalde zaken. 

Hoe ziet je gemiddelde dag eruit?

Een gemiddelde dag bestaat niet, maar er zijn wel terugkerende elementen zoals meetings met je bestuur of commissies, het bijhouden van social media of het toevoegen van vacatures op Career Platform Tilburg. Daarnaast besteed ik de nodige tijd aan mijn mailbox en het voeren van telefoongesprekken (of de voicemail krijgen). Dit is slechts een greep van de activiteiten, omdat er vaak kleinere taken tussendoor komen. Dit maakt elke bestuursfunctie afwisselend en veelzijdig.

Ondanks alle serieuze taken is er ook genoeg tijd voor gezelligheid, dat wat een bestuursjaar bij een studievereniging zo leuk maakt. We lunchen samen, bespreken het weekend of proberen de herinneringen van de borrel op te halen. In de avond gaat de gezelligheid door op de borrels of activiteiten en het is fijn om te zien dat leden het naar hun zin hebben. 

Heb je nog tips voor jouw opvolger? 

Neem genoeg rust. Er komen veel leuke dingen op je af en het is verleidelijk om overal vol voor te gaan (ook zeker doen), maar plan ook momenten voor jezelf. De een gaat graag sporten, maar mijn persoonlijke voorkeur ging uit naar powernaps. In de trein na partnergesprekken of even snel voor een borrel, een dutje van 20-60 minuten gaf mij net die ene boost om nog extra van alle ervaringen en indrukken te kunnen genieten. Plus, het is een stuk beter dan de koffie in het E-gebouw. 

Mocht je na dit artikel meer willen weten over mijn bestuursjaar, stuur dan een mailtje naar A&F en dan drinken we een kopje koffie tijdens een online meeting! Ook kun je via deze link meer te weten komen over de specifieke functieverdeling binnen het bestuur.