For the English version, click here Fion Veseli werkt als Junior Data Analist bij Vermetten en heeft in korte tijd een indrukwekkende stempel
25 maart, 2016
Het is een woensdagochtend in februari en ik kom net aan bij bol.com. Ik ben op weg naar mijn team, met in mijn hand een cappuccino uit de AH to go, als ik op de gang word aangesproken door Daniel. Als Managing Director van bol.com is Daniel Ropers normaal degene die columns schrijft en op televisie komt, maar vandaag heeft hij een vraag voor mij: “En, weet je al wat het wordt?” Hij heeft het natuurlijk over de periodecijfers van P1, waaraan mijn team de laatste hand legt. Cijfers genoeg bij bol.com, maar er is geen cijfer waarnaar zo reikhalzend wordt uitgekeken als de periodieke rapportage van de omzet en de winst. Mijn team maakt deze rapportage: Ze kijken naar de omzetten en de kosten die geboekt zijn door de administratie, controleren of alles klopt en of alle trends begrepen zijn. Uiteindelijk maken ze er met een paar toetsaanslagen een overzichtelijk rapport van. Dat doen we tegenwoordig drie dagen na het einde van de rapportageperiode – wel wat anders dan vijf jaar geleden, toen ik begon als hoofd van het Controlling-team van bol.com.
Ik was altijd al nieuwsgierig naar hoe dat werkte: een groot bedrijf in een aansprekende bedrijfstak, met een bekende merknaam, een snel groeitempo en een toegankelijke uitstraling. Maar zou er ook geld verdiend worden? En hoe houd je dat allemaal bij? Dat bleek nog niet zo eenvoudig te zijn. De financiële processen liepen op sommige punten achter op het snelle groeitempo en de complexiteit van het bedrijf. Als gevolg daarvan hadden we te maken met een arbeidsintensief rapportageproces en een langdurige periodeafsluiting. We hadden wel cijfers, maar we hadden aan inzicht en begrip slechts een fractie van wat we nu vanzelfsprekend vinden. Soms begrepen we vaak maar nauwelijks of de beslissingen die we namen de juiste waren. Dat kon gaan over commerciële beslissingen zoals het bepalen van de verkoopprijs van een release van de nieuwste game voor de PlayStation, maar ook over de beslissing aan welke projecten onze IT development teams hun tijd zouden moeten besteden.
Die IT-teams werken aan veel spannende dingen, bijvoorbeeld het downloaden van games en software, een app waarmee je kunt bestellen met je vingerafdruk, of een algoritme dat een product voorstelt aan jou als klant dat je misschien wel wil hebben, maar nog niet tegen was gekomen. Vanuit Finance staan we vaak te kijken van wat er allemaal kan, maar met de nuchterheid die Financials eigen is, maken we wel altijd een solide business case: Hoeveel bouwtijd kost het en hoe gaan we dat terugverdienen? Daarmee helpen we afdelingen als Marketing en Operations om met de IT-middelen die ze ter beschikking hebben, zoveel mogelijk groei te realiseren voor bol.com.
Dat heeft niet slecht gewerkt, al zeggen we het zelf: Sinds 2010 is het bedrijf al tweemaal verdubbeld in omzet. Toch willen we eigenlijk nog steeds een klein bedrijf zijn. We willen graag de menselijke schaal en de informele cultuur vasthouden van de tijd dat bol.com nog een startup in een portacabin was. De financiële processen zijn sinds die tijd wel veel volwassener geworden en ook daarin is de afgelopen jaren een snelle verbetering te zien. Dat is ook hard nodig: In een bedrijf van deze omvang moet de afdeling Finance helpen om het overzicht te bewaren en de details te begrijpen.
Met de enorme stromen data die bol.com elke dag genereert (denk aan de registratie van klanten, kliks, orders, leveringen, facturen, producten, etc.) kan dat een grote uitdaging zijn. Sinds twee jaar geleden baseren we de financiële rapportages direct op onze big data omgeving en weten we dat we voor elk financieel effect kunnen doordrillen tot de details die eraan ten grondslag liggen. In welke producten zit de omzetgroei? Hoe komt het dat de winstgevendheid van sommige producten hoger is dan van andere? Wie zijn onze meest winstgevende klanten? Is het slim om prijzen te verlagen zodat je meer verkoopt? Vragen die voor onze commerciële mensen aan de orde van de dag zijn, maar die zij niet kunnen beantwoorden zonder een financiële rapportageomgeving die betrouwbaar de link legt tussen totaal en detail. Die omgeving hebben wij met ons Controlling-team opgebouwd en onderhouden we, samen met een groep Business Intelligence-specialisten en deskundige IT-ontwikkelaars.
Dat werkt natuurlijk alleen als de cijfers die in de systemen staan juist en volledig zijn. Juistheid en volledigheid zijn begrippen waar een accountant van smult: Hij zal je vertellen dat je processen moeten kloppen, dat je systemen moeten ‘rondrekenen’, en dat je de administratieve organisatie en de interne controle (AO/IC) op orde moet brengen. Voor ons Controllers zijn juiste en volledige gegevens van levensbelang om inzicht te kunnen bieden en de business te helpen om betere beslissingen te maken. In het begin liepen we nogal eens tegen dataproblemen aan. Daarom hebben we hard gewerkt aan dit thema en daardoor zijn er grote sprongen gemaakt, bijvoorbeeld een sprong van 5% naar 95% op de aansluiting tussen bestelde, geleverde en gefactureerde goedereninkoop (3-way match). Daardoor kunnen we steeds meer leunen op geautomatiseerde cijfers, en verlopen de rapportage en de analyse steeds soepeler.
Zoals vandaag: we hebben in korte tijd vlekkeloos de periode afgesloten. Maar niet alleen wij als team hebben het goed gedaan, ook bol.com heeft een mooie winst neergezet. “Ik kan je er vanmiddag alles over vertellen”, zeg ik tegen Daniel, “maar het wordt een mooi perioderesultaat!” En Daniel lacht gerustgesteld, hij weet dat Controllers niet gauw echt blij zijn. Maar ik ben blij dat ik met een enthousiast team van 20 Controllers, die dagelijks druk zijn met bijna alle aspecten van het financiële vak, een belangrijke succesfactor kan bijdragen die maakt dat bol.com de beste winkel in Nederland en België is en blijft!
Het Controlling-team van bol.com neemt regelmatig stagiairs, starters en ervaren Finance-professionals aan. Vanaf september 2016 openen we hiervoor ook een speciaal Young Professional Programma voor Financials. Ben je na het lezen van de ervaringen van een Financial bij bol.com enthousiast geworden? Houd dan http://banen.bol.com in de gaten, of neem contact op met recruitment@bol.comom de in-house dag in mei 2016 niet te missen!
