Een bestuursjaar als Secretary van Asset | Accounting & Finance – Martine Spaan

For the English version, click here

Als Secretary ben ik onder andere verantwoordelijk voor de notulen van vergaderingen, de in- en uitgaande communicatie van de vereniging en de jaarplanning. Daarnaast heb ik de Audit Activity georganiseerd en coördineer ik de commissies Faces-Online en Accounting Insight. In dit artikel vertel ik hoe ik mijn jaar als Secretary van Asset | Accounting & Finance tot nu toe ervaren heb.

Waarom heb je gekozen voor een bestuursjaar bij Asset | Accounting & Finance?

In mijn eerste jaar van mijn studie Bedrijfseconomie werd ik actief bij Asset, namelijk bij Asset | Marketing. Dit beviel erg goed, maar gedurende mijn opleiding merkte ik dat mijn interesses bij accountancy en finance lagen, dus besloot ik om tegelijkertijd ook actief te worden bij Asset | Accounting & Finance (A&F). Hier ben ik begonnen als voorzitter van de Faces-Online commissie. Daarna ging ik op exchange naar Australië (Meer weten? Lees mijn artikel!). Na deze onvergetelijke ervaring begon het bij mij alweer te kriebelen om een nieuwe uitdaging aan te gaan. Een bestuursjaar bij Asset | Accounting & Finance leek me de uitgelezen kans om me verder te ontwikkelen en te oriënteren op de mogelijkheden binnen accountancy en finance. Plus, een ideale manier om mijn studententijd een jaartje te verlengen. 

Hoe ziet je bestuursjaar eruit?

Een bestuursjaar is erg uniek, maar zoals die van mij is verlopen had ik van tevoren nooit kunnen verwachten. Voor mijn gevoel was ik pas net ingewerkt en gewend aan het bestuursleven, toen COVID-19 hier een onverwachte wending aan gaf. In maart ging de universiteit dicht, wat voor ons als bestuur betekende dat we ons werk thuis moesten voortzetten. Dit was even wennen, maar zeker niet onmogelijk. 

Gedurende deze periode kreeg ik vaak de vraag van anderen “Wat hebben jullie nu nog te doen?” Een grote misvatting, want het tegendeel is waar. Voor mijn gevoel had ik meer te doen dan de periode vóór COVID-19. Ondanks dat onze fysieke evenementen niet meer door konden gaan, ging ons werk volledig door en moesten we ons voorbereiden op een onzekere periode. Dit ging gepaard met veel vergaderingen via Google Meet. Gelukkig kunnen mijn commissies hun werk ook thuis voortzetten. Zo worden er nog steeds wekelijks artikelen gepubliceerd op Faces-Online.nl en zijn we met de Accounting Insight commissie volop bezig met het organiseren van ons accountancy symposium dat plaats zal vinden op 25 november. Iets anders dan normaal, want voor het eerst gaan we het symposium ook livestreamen, een mooie uitdaging vind ik zelf! 

Naast het coördineren van mijn commissies, ben ik een groot deel van mijn tijd als Secretary bezig met de interne zaken van de vereniging, bestaande uit een gevarieerd takenpakket. Zo houd ik de administratie van alle actieve en passieve leden van de vereniging bij en ben ik verantwoordelijk voor onze alumni vereniging Alumni Association Financials. Ook help ik ook graag mijn mede bestuursleden door bijvoorbeeld een kritische blik te werpen op de taal van berichten en de social media ontwerpen voor onze evenementen. Verder hou ik iedere week een overzicht van alle taken en de planning van mezelf en mijn medebestuursleden. Daarnaast ben ik ook de Vice-Secretary van Asset en de Vice-Treasurer van A&F, wat inhoudt dat je aanwezig bent bij de vergaderingen van de kascontrolecommissie.

In de zomer werden de maatregelen versoepeld en leek er licht te zijn aan het einde van de tunnel. Dit was ook de periode waarin de nieuwe besturen bekend gemaakt werden en vond er voor mijn gevoel al snel de zomerwissel binnen ons bestuur plaats. De drie frisse blikken geven ons echter veel extra motivatie. Zij hebben immers, in tegenstelling tot ikzelf, gekozen voor een bestuursjaar tijdens deze crisis. Sindsdien zagen we ook steeds meer leden en andere verenigingen fysiek en voelt dit semester aan als een soort nieuwe start, maar niet zonder slag of stoot. Elke persconferentie wachten we vol spanning af, want elke week staan er wel activiteiten, soms op losse schroeven, op de planning.

“Vaak moeten we afwijken van wat ‘normaal’ is en meer ‘out of the box’ gaan denken, want lang niet alles verloopt meer volgens het boekje.”

Wat heb je geleerd tijdens je bestuursjaar?

Je leert eigen en nieuwe vaardigheden kennen, gebruiken en vooral ook verbeteren. Binnen het bestuur leren we ook veel van en over elkaar. Zo heeft iedereen zijn eigen krachten, die door middel van een goede samenwerking optimaal benut worden.

Wat ik specifiek geleerd heb dit jaar, mede door COVID-19, is om je aan te passen aan een crisissituatie. Zo heb ik mijn crisismanagement skills ontwikkeld door continu nieuwe scenario’s en back-up plannen op te zetten, waarbij we kritisch moet kijken naar elke situatie en alle risico’s. Als bestuur heb je immers een erg grote verantwoordelijkheid voor je vereniging, wat belangrijke beslissingen met zich meebrengt die tot in de puntjes uitgedacht moeten zijn. Dit vergt denkvermogen, energie en tijd aan intensieve crisisvergaderingen. Zeker online moeten deze zo efficiënt mogelijk verlopen, want als Secretary weet ik dat iedereen altijd een volle agenda heeft. Daardoor leer je ook om prioriteiten te stellen, want soms moet je je eigen werk laten liggen om medebestuursleden te helpen. 

Daarnaast wil je als bestuur alles uit je jaar halen, zowel voor jezelf als voor je leden en partnerbedrijven. Zeker in een jaar zoals deze krijg je de kans om met creatieve ideeën te komen. Vaak moeten we afwijken van wat ‘normaal’ is en meer ‘out of the box’ gaan denken, want lang niet alles verloopt meer volgens het boekje. Dit maakt een bestuursjaar tijdens corona zo interessant en uitdagend. Je kunt dus wel stellen dat het een bewogen jaar is, aangezien we bijna elke dag in nieuwe situaties terechtkomen en weer wat nieuws leren. 

Waar ben je het meest trots op?

Ik ben erg trots op hoe we als bestuur zijn omgegaan met deze gekke tijd. Zeker in deze periode is alles onzeker en moet je altijd kunnen schakelen en samenwerken. Een voorbeeld hiervan is de Audit Activity, die ik vorige maand samen met Jochem, onze Vice-Chairman organiseerde. De kookworkshop locatie had de nacht voor ons evenement de activiteit afgeblazen vanwege een mogelijke besmetting, waardoor wij last-minute op zoek moesten naar een andere locatie. Na veel restaurants benaderd te hebben met ons hele bestuur is het ons gelukt om er een te vinden. Zo hebben wij alsnog een geslaagd evenement weten neer te zetten voor zowel de deelnemers als bedrijven. Zonder de snelle samenwerking van ons zessen was dit waarschijnlijk niet gelukt. 

Zou je een bestuursjaar aanraden, ook in deze tijd?

Ik zou een bestuursjaar zeker aanraden, ook in deze tijd. Ondanks alles kijk ik erg positief terug op een uniek jaar die ik voor geen goud had willen missen. Je leert zoveel nieuwe skills en je krijgt er heel veel ervaringen, inzichten en een groot netwerk aan vrienden, collega’s en potentieel toekomstige werkgevers voor terug!

Mocht je na dit artikel meer willen weten over mijn bestuursjaar, schroom dan niet om mij een mailtje te sturen naar secretary@asset-accountingfinance.nl of een berichtje op LinkedIn! Ook kun je via deze link meer te weten komen over de specifieke functieverdeling binnen het bestuur.