Een bestuursjaar als Secretary bij Asset | Accounting & Finance – Lars van Maris

For the English version, click here.

Als secretary ben ik onder andere verantwoordelijk voor het notuleren van vergaderingen, de in- en uitgaande communicatie van de vereniging en de jaarplanning. Daarnaast heb ik de Audit Activity georganiseerd en coördineer ik de commissies StudyTour en Faces Online. In dit artikel vertel ik hoe ik mijn jaar als Secretary van Asset | Accounting & Finance tot nu toe heb ervaren, welke uitdagingen ik nog zie voor mijn laatste maanden en waarom ik vorig jaar de beslissing heb gemaakt om een bestuursjaar te doen! 

Wie ben ik? 

Ik ben Lars van Maris, 21 jaar oud en op het moment 4e jaars Bachelor Economie & Bedrijfseconomie student. In mijn vrije tijd hockey ik graag, of ga ik buiten ergens op een rustig plekje zitten om lekker te lezen. Nadat ik Eindhoven mijn VWO te hebben afgerond leek Tilburg mij een heel leuke stad om te gaan studeren, en toen ik 2 weken voor de TOP-week een kamer vond in Tilburg ben ik begonnen om hier mijn eigen plekje op te gaan bouwen.

Mijn keuze voor Asset | Accounting & Finance

Tijdens de TOP-week ben ik zoals velen voor mij langs de tafels van Asset gelopen en ben daar toen lid van geworden. In tegenstelling tot anderen uit mijn top-groepje ben ik toen nog niet actief geworden bij een departement. Wel ben ik toen lid geworden van Vidar, en het is hier dat ik iemand ontmoet heb die mij later over het departement Accounting & Finance vertelde. Naast dat ik zelf van plan ben om na mijn bachelor Finance te gaan studeren leken de activiteiten en evenementen waar ik over hoorde mij ook heel leuk, dus toen heb ik contact opgenomen met de toenmalige Vice-Chairman om actief te worden.

De reden dat ik uiteindelijk besloot om mezelf een jaar in te zetten als Secretary

Toen ik begon met studeren wist ik al dat ik niet nominaal zou of wilde lopen met mijn studie. Je studententijd is een periode in je leven waar je zo enorm veel van kan leren dat ik al heel snel wist dat ik hier het maximale uit wilde halen. Daarnaast staat het ook heel goed op je Cv als je een aantal dingen ook naast je studie gedaan hebt. Dus ik ben vanaf jaar 1 actief geworden bij onder andere Vidar en SHOT, en zo’n 2 jaar later ook bij Asset | Accounting & Finance. Binnen Vidar en SHOT was ik al wel eens in contact gekomen met mensen die binnen die verenigingen een bestuursjaar deden of gedaan hadden, en na hier met hen over gesproken te hebben leek mij dit ook een erg waardevolle toevoeging aan mijn studententijd. Toen ik binnen A&F meer leerde over wat elke functie hier doet en het met toenmalige bestuurders heb gehad over bestuur doen in het algemeen werd voor mij al snel duidelijk dat de secretaris functie het beste bij mij zou passen. Hier komt mijn geordendheid erg goed tot zijn recht en kan ik het meeste leren van de rest.

“Wat doe je als secretary in het bestuur en waarom ben je altijd zo druk”?

Als Secretary heb je natuurlijk de klassieke taken zoals het notuleren van de vergaderingen en het beheren van de inkomende en uitgaande communicatie via bijvoorbeeld de email. Daarnaast ben ik als Secretary verantwoordelijk voor 2 commissies, namelijk de StudyTour Committee en de Faces Online Committee. Ook ben ik op het moment samen met onze Vice-chairman Julia verantwoordelijk voor het bijhouden van onze website en de evenementen en activiteiten die wij hierop hebben staan. Verder heb ik niet echt hele grote taken meer, maar dit betekent dus wel dat ik de tijd heb om wat meer van de kleinere taken op te pakken die onderling nog wel eens overblijven. Daarnaast blijf ik tijdens mijn bestuursjaar ook nog steeds actief hockeyen bij SHOT en in het weekend moet ik ook nog best vaak werken. Dit allemaal samen zorgt ervoor dat ik over het algemeen een lekker gevulde agenda heb.

“Wat voor ‘kleinere’ taken heb je dan zoal?”

Een van de meest voorkomende kleinere taken binnen het bestuur in het designen van promotie en social media. Hier gebruiken wij over het algemeen de ontwerp programma’s Indesign of Canva voor. Door het jaar heen heb ik hiermee promotiemateriaal gemaakt voor onder andere de StudyTour, Faces Online, en verscheidene andere evenementen en activiteiten. Ook pak ik af en toe andere kleine taken van andere bestuurders over als die hier geen tijd voor hebben, zoals bijvoorbeeld een berichtje voor in onze groepsapp of een mailtje op te stellen. Ook ben ik in de zomer wel eens met de externen meegegaan naar de gesprekken met onze partners om hen hier te ondersteunen en notities te maken van de gesprekken. Door het oppakken van al dit soort kleine taken kreeg ik de gelegenheid om heel veel nieuwe dingen te leren en bij veel verschillende aspecten van ons bestuur mee te kunnen kijken en ervan te leren.

“Ik had dit voor geen goud willen missen en ik heb absoluut geen spijt van mijn keuze.”

Faces Online was in het begin een taak waar ik vaak de hele ochtend mee bezig was op woensdag maar door de maanden heen heb ik hier veel sneller en behendiger mee om leren gaan en hier een hoop over en van geleerd. Daarnaast ben ik als Secretary verantwoordelijk voor de StudyTour, en ondanks dat dit een van de drukste en grootste commissies van heel A&F is ben ik heel blij dat dit onder mijn functie valt. De commissie is geweldig om mee samen te werken en de voldoening die er straks zal zijn als we dit evenement succesvol hebben neergezet en afgesloten is iets wat al die moeite meer dan waard maakt. Daarnaast heb ik de kans gekregen om evenementen en activiteiten bij te wonen die je bijna nergens anders kan vinden en heb ik deels door middel van de evenementen en activiteiten mijn netwerk enorm kunne uitbreiden.

“Welke momenten zal je nooit vergeten uit je bestuursjaar?”

De eerste momenten die mij voor altijd bij zullen blijven zijn de avond dat ik te horen kreeg met wie ik samen een bestuur zou gaan vormen, en het eerste bestuursweekend waar we met zijn allen heen zijn gegaan. Op beide gelegenheden heb ik de rest van mijn bestuur beter leren kennen dan de gehele tijd daarvoor waarin ik hen al kende. Op het weekend hebben we zoveel leuke dingen gedaan en herinneringen opgedaan dat ik dat nooit meer zal vergeten.

Een ander moment dat ik nooit meer zal vergeten is de eerste echt grote discussie die we als bestuur hebben gehad. De meningen waren toen redelijk verdeeld en de gemoederen liepen aardig hoog op, maar uiteindelijk zijn we gezamenlijk tot een conclusie gekomen en is dit voor mij een van de meest leerzame momenten tot nu toe geweest.

Daarnaast heb ik uiteraard aan al onze evenementen en activiteiten hele mooie herinneringen overgehouden en ik hoop dat deze mij nog jaren gaan bijblijven.

Wat heb ik geleerd tijdens mijn bestuursjaar?

Tijdens een bestuursjaar leer je enorm veel, en een van de dingen die ik ook vaak zeg is dat een bestuursjaar doen een van de beste manieren is om ook jezelf te leren kennen. Je komt tijdens je bestuursjaar in zo veel situaties terecht die je nog niet eerder hebt meegemaakt dat je enorm veel over jezelf leert en over hoe jij als persoon in zo’n situatie reageert en er mee om gaat. In de drukke weken kom je erachter hoe je met stress omgaat, in de rustige weken leer je hoe je het initiatief neemt om andere taken op de pakken waar je normaal niet aan toe zou komen.

Ik heb zelf veel geleerd over hoe ik efficiënter kan werken en mijn tijd beter kan indelen en benutten. Ook heb ik geleerd beter om te gaan met discussies en om af en toe mijn eigen mening opzij te zetten voor het algemeen belang van de vereniging. Daarnaast heb ik een hoop geleerd, en leer ik nog steeds meer, over het samenwerken met de rest van mijn bestuur en hoe we dit kunnen verbeteren.

Waar kijk ik nog naar uit?

Ik kijk heel erg uit naar de StudyTour. Als coördinator ben ik als sinds het begin van het jaar bezig met de organisatie en opzet hiervan, dus zodra dit straks eenmaal allemaal definitief en geregeld is en we in Brazilië zijn kan ik tijdens het genieten daar terug kijken op een bijna heel jaar aan inzet, moeite, en prestatie om zo’n mooie reis neer te zetten. Verder kijk ik natuurlijk ook heel erg uit naar alle activiteiten met onze leden die nog op de planning staan, want die leden zijn uiteindelijk de mensen waar je dit allemaal voor doet en de band die je door het jaar heen met ze opbouwt is onvervangbaar.

Raad je een bestuursjaar aan?

Dit is de makkelijkste vraag van dit artikel, namelijk ja! Net als al het andere in het leven heeft een bestuursjaar zo zijn ups en downs maar de ervaringen die je opdoet, de evenementen en activiteiten die je kan organiseren en bijwonen, het netwerk dat je opbouwt en de mogelijkheden die hier uit voortkomen, alle dingen die je er van leert, en als voornaamste nog de band die je hier opbouwt met zowel je mede bestuurders als je leden is onvervangbaar en alle moeite meer dan waard.