Een bestuursjaar als Treasurer van Asset | Accounting & Finance – Lotte Schipperheijn

For the English version, click here!

Ik ben Lotte Schipperheijn, 20 jaar, en ben dit jaar de penningmeester van Asset | Accounting & Finance. Ik ben in 2019 gestart met de studie Bedrijfseconomie en eigenlijk ongeveer gelijktijdig gestart bij Asset. Na twee jaar commissies gedaan te hebben en al veel gezien te hebben van het bestuursleven, besloot ik uiteindelijk de stap te zetten. Ik wil je in dit artikel globaal meenemen door mijn ervaringen in mijn bestuursjaar tot nu toe. 

Als penningmeester van Asset | Accounting & Finance, valt er direct aan de start van je bestuursjaar al veel verantwoordelijkheid op je. Het budget opstellen, wat je natuurlijk doet aan het begin van je bestuursjaar, is al een van de belangrijkste dingen voor jouw boekjaar, aangezien je hier al je uitgaven en inkomsten op baseert. Dit doe je samen met je voorganger, die natuurlijk veel beter de verwachtingen kan schetsen. Ook al doe je het samen, is het uiteindelijk wel jouw budget en ben jij de eindverantwoordelijke. Het is super vet om hieraan je eigen invulling te geven.

In je eerste paar weken en maanden zal de daadwerkelijke boekhouding van de vereniging ook echt je grootste focus zijn. Het uitzoeken van het boekhoudprogramma Twinfield en het kennen van de posten en rekeningen duurt bij elke penningmeester een tijdje, en zo dus ook bij mij. Gelukkig liep dit bij mij best goed en werd ik snel uitgeroepen tot de expert in Basecone, het programma waarin we facturen verwerken. 

Toen het tijd werd in oktober voor mijn eerste kascontrole commissie, ofwel KasCo, werd het voor mij daarom ook flink aanpoten. Mijn KasCo bestaat uit de drie voorgaande penningmeesters. Zij controleren ieder kwartaal mijn boekhouding en helpen mij met alle boekhoudkundige problemen die ik tegenkom. De KasCo’s zijn voor mij als penningmeester een grote leidraad; elk kwartaal werk je daar eigenlijk naartoe. Dit is wat mij betreft ook een van de leukste dingen als penningmeester. Hier komt alles waar je het afgelopen kwartaal mee bezig bent geweest samen en wat is het toch elke keer weer een opluchting als alles klopt en je het weer goed kan afsluiten.

“Dit is een van de moeilijkste dingen om over te brengen op je opvolger en het is dus echt aan jou om daar zelf je weg in te vinden.”

Inmiddels een half jaar verder, heb ik de boekhouding wel door en is dit een veel minder groot onderdeel geworden van mijn dagelijkse werkzaamheden. Je krijgt naast je functiespecifieke taken, ook wat losse algemene bestuurstaken en commissies toegewezen. Als penningmeester krijg je, naar mijn mening, de leukste commissies! Onder mijn coördinatie vallen normaal gesproken de CityTrip commissie, de Activiteiten commissie en de Investment Night commissie. Het is super leuk om een keer op een andere manier plaats te nemen in een commissie. De coördinatie van een commissie vereist dat je dingen uit handen durft te geven en grenzen kunt stellen in jouw taken, maar ook ingrijpen wanneer dat wel echt nodig is. Dit is een van de moeilijkste dingen om over te brengen op je opvolger en het is dus echt aan jou om daar zelf je weg in te vinden. Hier leer je echt heel veel van over jezelf, maar ook over de samenwerking met andere mensen.

Met de wisseling in de winter, kwamen er natuurlijk meer taken vrij die opgepakt moesten worden dan normaal. Voor de zittende lichting, Nina, Lotte en ik, was dit een soort nieuw begin. Je bent opeens de oudste lichting en nu kun je niet meer op iemand anders terugvallen. Jij bent de persoon die al een half jaar bezig is en dus alles zou moeten weten. Wat bleek, de meeste dingen wist ik ook! Met deze wissel, kwam voor mij dus ook een groot deel van besef over wat ik de afgelopen tijd allemaal heb geleerd. Ik merk namelijk aan mezelf dat ik tijdens discussies in de Faculty Wide Organs (FWO) en de bestuursvergaderingen mijn mening beter kan vormen en overdragen, omdat ik nu veel meer verstand heb van waar het echt over gaat. 

Je merkt nu al dat het leuk is om de nieuwe lichting bij te brengen waar A&F voor staat en hoe wij dit al die tijd hebben proberen te vertolken. Ik kijk er nu al naar uit om mijn stokje te kunnen overdragen aan de nieuwe penningmeester en hem/haar de fijnste kneepjes van het vak te leren. Ik hoop daarbij natuurlijk mijn opvolger een net zo’n leuk en leerzaam jaar te geven, als ik heb gehad. Daarbij is aan mij natuurlijk de grote taak om mijn opvolger weer op te leiden als de master in Basecone.

Dat is uiteindelijk voor mij wel echt de reden geweest om een bestuursjaar te gaan doen. Zo veel mogelijk leren, gecombineerd met zoveel mogelijk plezier. In een informele sfeer vol met studenten, is er natuurlijk ruimte voor wat onzin en grappen, maar wonder boven wonder, valt er ook veel te leren. Dit niet alleen over de vereniging, maar vooral ook over je eigen werkwijze en je eigen manier van communiceren. Terugkijkend, is een bestuursjaar voor mij echt nog steeds de beste keuze geweest en een ervaring om nooit te vergeten!

Spreekt dit je nou aan en wil je meer weten over mijn ervaring? Of heb je nog andere praktische vragen over een bestuursjaar? Voel je dan vooral vrij om contact met mij op te nemen of even langs te komen bij kamer E1.07!