Wake up! It’s time for a change

‘Is het mogelijk om als accountant voldoende zekerheid te verkrijgen over de werking van een werkelijke procesgang, in een omgeving met omvangrijke volumes, met een beperkt aantal deelwaarnemingen?’ De vraag stellen is hem beantwoorden. Deze controleaanpak met systeemgerichte testen is ouderwets te noemen anno 2016. Echter, het merendeel van de accountants blijft voldoen aan het algehele sectorbeeld van ‘behoudend’ en ‘conservatief’. Alhoewel niets mis is met een behoudende en conservatieve instelling, wordt het met de komst van de nieuwe generatie data-analysetechnieken wel tijd voor verandering in het accountantsberoep.

De aanleiding voor het schrijven van deze blog is de sterk toegenomen aandacht voor data-analyse in de academische literatuur en het accountantsberoep. Daar waar vroeger data-analyse zich beperkte tot financiële informatie uit het grootboek of sub-administraties, is het nu mogelijk om op transactieniveau alle geregistreerde transacties integraal te analyseren. Beperkingen in de beschikbaarheid en toegankelijkheid van data uit het verleden vervagen. De nieuwe technologieën op het gebied van data-analyse maakt het mogelijk een nieuwe dimensie toe te voegen aan de huidige controleaanpak, waarbij een wijziging optreedt in de balans tussen systeemgerichte en gegevensgerichte controle.

In de recente inspectierapporten is door de Autoriteit Financiële Markten (AFM) gerapporteerd dat accountants de relatie tussen onderkende risico’s en daaruit volgende systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden onvoldoende effectief in hun controleaanpak verankeren (AFM, 2014). Het aspect “volledigheid van de opbrengstverantwoording” in combinatie met de “integratie van IT in de jaarrekeningcontrole” zijn door de AFM tot speerpunten benoemd in haar themaonderzoeken (AFM, 2013 a en b).

De inpassing van het waardekringloopmodel van Starreveld in de controleaanpak, waar elektronische data een belangrijke rol speelt, kan het begrip van bedrijfsprocessen vergroten en zo de controleaanpak richting geven. Het typologiemodel van Starreveld vormt ‘een karakterschildering’ van ideaaltypische organisaties (Van Leeuwen & Starreveld, 2005). In de praktijk zijn ondernemingen buitengewoon gevarieerd, complex en bovendien aan verandering onderhevig. Veel bedrijven worden in de praktijk namelijk gekenmerkt door een combinatie van twee of meer van de typologieën. De daarin voorkomende aanknopingspunten voor de volledigheid van de opbrengstverantwoording en verstoringen maken elke organisatie en daarmee ook elke controle uniek. Het typologiemodel helpt de accountant bij het begrijpen van de onderneming. De inzet van data-analyse in de jaarrekeningcontrole draagt bij aan een beter begrip van de wijze waarop de bedrijfsactiviteiten zijn verankerd in processen in het IT landschap van onze klanten.

De toepassing van data-analyse wordt slechts twee keer benoemd in de controlestandaarden (Eimers en Van Leeuwen, 2015). De Nederlandse Controlestandaarden (‘NV COS’) lijken daarmee gedateerd in haar uitingen over elektronische data. Echter, de huidige controlestandaarden bieden wel voldoende ruimte om voldoende en geschikte control-informatie te verzamelen middels data-analyse. Echter, een professioneel-kritische instelling van de accountant blijft onontbeerlijk om de betrouwbaarheid van de data toereikend te verifiëren en te documenteren.

De inzet van data-analysetechnieken in de controleaanpak start met het hebben van een goed begrip van de activiteiten, het IT landschap, de opbrengststro(o)m(en) van de klant en de analyse van de beschikbare informatiebronnen. Het toepassen van data-analyse in de jaarrekeningcontrole zal naar mijn mening leiden tot veranderingen in de controleaanpak en de mix van controlewerkzaamheden. Daarnaast blijkt het in de praktijk bijzonder nuttig voor het verkrijgen van inzicht in de bedrijfsprocessen en biedt het goede aanknopingspunten voor een efficiënte en effectieve controleaanpak. Dit zal tevens een omwenteling betekenen in het denken van accountants met betrekking tot gegevens en informatie.

What’s new?
‘Process mining’ is een ontwikkeling in de context van data-analyse. In de kern is process mining een techniek, waarbij algoritmes op basis van een zogenaamde eventlog een bedrijfsproces in kaart brengen. In de komende jaren zal meer nadruk komen te liggen op de geautomatiseerde gegevensverwerking. De exponentiële groei van gedigitaliseerde data en rekenkracht maakt het mogelijk om processen steeds nauwkeuriger te volgen en te analyseren. Steeds meer gebeurtenissen worden immers geregistreerd en opgeslagen in zogenaamde eventlogs. Accountantsorganisaties hebben daarom ook medewerkers nodig die weten hoe ze gegevens kunnen omzetten in informatie, ofwel ‘waarde’ voor de klant.

Grant Thornton is één van de voortrekkers op het gebied van de inzet van meer data-analyse in de accountantscontrole. Vanuit onze praktijk is sprake van een breed scala van aansprekende voorbeelden van uitgevoerde accountantscontroles, waarbij data-analysetechnieken succesvol zijn ingezet. In onze eigen praktijk zetten wij ook steeds vaker process mining op een gestructureerde en zorgvuldige wijze in tijdens de jaarrekeningcontrole voor onze klanten.

What’s next?
In het bedrijfsleven is de aandacht in toenemende mate aan het verschuiven van de analyse van historische data naar real-time toepassingen (predictive analytics) en geautomatiseerde procesverbeteringen met behulp van geavanceerde tooling. Met behulp van dergelijke data-analysetechnieken is het management in staat om adequaat te reageren op afwijkingen die optreden in bedrijfsprocessen, waardoor deze processen efficiënter en effectiever worden, hetgeen een positief effect heeft op de totale bedrijfsvoering. Accountantsorganisaties zullen moeten gaan innoveren om de ontwikkelingen in de markt bij te kunnen blijven houden en aan de vraag van klanten te kunnen blijven voldoen.

Over de auteur
Marc Buijs is Manager Audit & Assurance bij Grant Thornton. Hij heeft zijn post doctorale studie tot Registeraccountant behaald aan de universiteit van Tilburg en is alumni-lid bij Asset |Accounting & Finance. Zijn klantenpakket bestaat voornamelijk uit middelgrote en grote private internationaal opererende familiebedrijven.

Literatuur

• Autoriteit Financiële Markten (AFM) (2013a). Themaonderzoek niet-OOB accountantsorganisaties – deel 1: NBA kantoren.
• Autoriteit Financiële Markten (AFM) (2013b). Themaonderzoek niet-OOB accountantsorganisaties – deel 1: NBA kantoren.
• Autoriteit Financiële Markten (AFM) (2014). Uitkomsten onderzoek kwaliteit wettelijke controles Big 4-accountantsorganisaties.
• Eimers, P. & Leeuwen, O. van (2015). De typologie als basis voor een effectieve en efficiënte data-analyse. Maandblad voor accountancy en bedrijfseconomie, 89^e jaargang, oktober 2015.
• Leeuwen, O. van & Starreveld, R. (2005). Bestuurlijke informatieverzorging: Typologie van de bedrijfshuishoudingen. Noordhof Uitgevers