FinTech in de praktijk: Bouwen aan een toekomstbestendige finance functie bij Adyen

For the English version, click here

Met Adyen bieden wij een globaal betaalplatform en integreren wij de volledige betalingsketen – gateway, risicomanagement, verwerking, acquiring en settlement. We doen dit op één globaal platform, iets wat ons onderscheidt van onze concurrenten. Het biedt ons de kans om een hoger serviceniveau te bereiken ten opzichte van onze concurrenten.

We hebben dit bewerkstelligd door het bouwen van een moderne infrastructuur gecombineerd met een holistische visie en aanpak op het gebied van betalingen, waarmee we zowel online als offlinebetalingsverwerking aan kunnen bieden. De pavisie van een ‘single platform’ biedt ons bovendien een scala aan andere voordelen: unieke (shopper)inzichten voor onze klanten, het effectief bestrijden van fraude, en de mogelijkheid tot het aanbieden van een uniforme betalingservaring aan klanten verspreid over deze verkoopkanalen – dit zijn allemaal tastbare voordelen voor onze klanten. Voorts stelt deze visie ons in staat om klanten snel live te krijgen op het platform, wanneer er nieuwe betaalmethoden zijn deze snel te ontsluiten, en snel innovaties en verbeteringen door te voeren op het platform.

Het geloof in een ‘single platform’ is ook terug te vinden in de manier waarop we finance benaderen bij Adyen. Hoewel we op veel verschillende plekken in de wereld kantoren hebben, is ons Group Finance team centraal gevestigd in ons hoofdkantoor in Amsterdam. We werken met één ERP voor al onze wereldwijde activiteiten, en hebben een zeer beperkt aantal andere systemen waarin we data creëren of opslaan, tevens zijn deze systemen verder allemaal binnenshuis gebouwd. Net als met ons betalingsplatform geloven wij dat deze aanpak snelheid en innovatie bevordert. Dit alles in combinatie met een sterke aandacht voor automatisering zorgt ervoor dat we ons finance team relatief klein kunnen houden en we een divers palet aan financiële activiteiten aan onze finance professionals kunnen aanbieden, en stellen we hen in staat om zich verder te ontwikkelen op dit vlak.

Doordat we beursgenoteerd zijn en een banklicentie hebben is het noodzakelijk om in volledige controle te zijn van onze cijfers; de manier om dit te doen is door het streven naar ‘operational excellence’. We hebben de sterke overtuiging dat we het betalingslandschap aan het vernieuwen zijn (en we willen lol hebben terwijl we dit doen), dit betekent dat we de mensen die voor ons werken de kans willen geven om zichzelf zowel professioneel als persoonlijk de kans te geven om zich te blijven ontwikkelen. Dit doen we door ze interessante leerkansen te bieden en ze te laten samenwerken met slimme en ambitieuze vakgenoten en collega’s.

Nu hoor ik je vragen: hoe ziet dit alles eruit in de praktijk?

Alle teams binnen Group Finance richten hun aandacht op procesoptimalisatie door middel van automatisering. Deze automatisering is gericht op het verbeteren van zogenaamde ‘end-to-end’ processen zoals ‘purchase-to-pay’, ‘order-to-cash’ en ‘record-to-report’. Binnen purchase-to-pay stellen we business managers zelf in staat om leveranciers te creëren, facturen digitaal te ontvangen en deze automatisch door onze OCR (Optical Character Recognition) software te laten verwerken. Alle goedkeuringen worden vervolgens binnen ons ERP-systeem verwerkt en kunnen via een app worden goedgekeurd. We hebben ons ERP-systeem aan onze verschillende bankportalen gekoppeld om het aantal handmatige stappen te minimaliseren en de nauwkeurigheid te vergroten. Operational excellence is hierbij cruciaal gezien de voordelen die het met zich meebrengt: leveranciers krijgen eerder uitbetaald, de business/financial controllers zien meer consistentie in de getallen (wat tot betere analyses leidt), de hogere datakwaliteit verbetert automatisering in tax compliance, en ons accounting team kan haar aandacht vestigen op verdere procesverbeteringen in plaats van de aandacht te leggen op repetitieve taken. 

“Door schaalbaarheid altijd in gedachten te houden, verzekeren we dat we iets groters aan het bouwen zijn, iets dat toekomstbestendig is.”

Onze order-to-cash laat vergelijkbare automatisering trends zien. Hierbij leggen we de aandacht op het verbinden van onze contract-tool met onze omzetcalculator, wat de juistheid van de omzet bevordert. Bij veel van onze klanten waar we ‘settlement’ diensten bieden (dit zijn diensten waarbij Adyen zich in de geldstroom bevindt), kunnen we automatisch de openstaande bedragen in aftrek brengen op de volgende uitbetaling die we aan die klant doen. Dit zorgt ervoor dat we geen crediteurenpositie op die klant hebben, hetgeen het kredietrisico verkleint. In het record-to-report domein richten we de aandacht op het bouwen van een automatische verbinding tussen verschillende databronsystemen en ons ERP-syteem, wat bevorderlijk is voor de snelheid en juistheid van de financiële rapportages. Dit reduceert handmatige processen tijdens het eind van de maand, wanneer de financiële boekhouding wordt afgesloten. Voordelen hiervan zijn minder handmatige fouten en minder afhankelijkheid van beschikbaarheid van teamleden. Bovendien zorgt het er ook voor dat het team meer tijd kan besteden aan activiteiten met toegevoegde waarde voor de business. Dit is goed voor zowel Adyen en de teamleden – teamleden richten zich immer liever op het verhaal achter de getallen dan op het operationele proces van de totstandbrenging van die getallen.

De focus op automatisering is iets dat diepgeworteld zit in het DNA van Adyen. Door het ontwikkelen van een globaal betalingsplatform dat momenteel miljarden betalingen per jaar verwerkt (in 2019 is er voor €239.6 miljard aan betalingen verwerkt) en dit groeit nog steeds gestaag (in 2020Q1 was het gerapporteerde verwerkte betalingen €67 miljard, een stijging van 38% t.o.v. vorig jaar). Om dit te bewerkstelligen moet je iets creëren dat schaalbaar is. Deze gedachtegang is een van de hoekstenen van het bedrijf en vindt ook haar weg weer terug naar het Group Finance team. Door schaalbaarheid altijd in gedachten te houden, verzekeren we dat we iets groters aan het bouwen zijn, iets dat toekomstbestendig is. We bouwen immers aan een veel grotere versie van Adyen dan we vandaag de dag zijn. Dit betekent niet dat we alles direct de eerste keer helemaal juist doen, het houdt juist in dat we naar continue verbeteringen streven. Bij Adyen lanceren we snel en itereren we (“We launch fast and iterate”). Dit betekent dat we relatief snel een eerste versie live brengen en hier vervolgens incrementele verbeteringen op toepassen (continue iteraties). De context waarin we opereren vereist ook van ons om op deze manier te werken. Het betalingslandschap ontwikkelt zich constant en groeit snel; dit vereist een schaalbare oplossing waarin je snel kunt reageren op deze veranderingen.

*Bij Adyen maken we onderscheid tussen Merchant Finance; de afdeling verantwoordelijk voor de geldstromen van onze klanten, en Group Finance; de afdeling verantwoordelijk voor de gelden van Adyen zelf.