Functie Secretary Asset | Financials
Als secretary ondersteun je het hele bestuur. Je staat altijd klaar om te helpen en ontwikkelt hierdoor verschillende vaardigheden. Hiernaast heb je ook standaard taken zoals de ledenadministratie, de mail bijhouden, notuleren tijdens bestuursvergaderingen, datums plannen en commissies coordineren. Daarnaast regel jij trainingen voor het bestuur en ben jij verantwoordelijk voor de constitutie-, kerst- en verjaardagskaartjes. Ook zorg jij voor de in- en uitgaande communicatie van de vereniging. Deze taak neemt een klein deel van jouw werkzaamheden in beslag, dus is er voldoende tijd voor andere taken. Vooral die afwisseling maakt deze functie zo leuk. Elke week ziet er anders uit. Op deze manier krijg je van alle facetten van de vereniging iets te zien. Zo kan je in de zomer mee naar partnergesprekken. De bestuursfunctie van secretaris heeft mij geleerd kritisch te zijn op verschillende aspecten, snel te kunnen switchen van het een naar het ander, maar ook zeker om te blijven multitasken.
Een keer per week heb je een meeting met SM. Hier komen alle secretarissen van de departementen samen om dingen zoals de contributieverdeling, ledenbestand, maar ook de jaarplanning te bespreken. Het is belangrijk dat je hier goed het standpunt van Financials vertegenwoordigd, zodat wij de best mogelijke opties krijgen. In de jaarplanning moet je ervoor zorgen dat wij de data voor onze evenementen kunnen aanhouden zoals wij die hadden bedacht en dat er zo weinig mogelijk concurrerende evenementen in de buurt zitten. Een ander groot punt is de contributieverdeling. Contributie van Asset is een van de grootste inkomstenstromen die was als departement krijgen. Hier moet je erop letten dat alles eerlijk en volgens de richtlijnen gebeurd, anders kan dit Financials schaden.
Naast de standaard taken, is er dus veel ruimte om andere dingen op te pakken. Een voorbeeld hiervan is dat je verantwoordelijk bent voor het maken van Tiktoks. Dit vraagt enige creativiteit en is geheel vrijwillig, dus dat zou volgend jaar ook weer iemand anders kunnen zijn die dit oppakt. Dit zijn eigenlijk taakjes die normaal blijven liggen en er wel juist voor zorgen dat Asset | Financials naar een hoger niveau worden getild.
Een van de commissies die je als secretaris coördineert is de Faces commissie. Hier ben je het gehele jaar mee bezig en focus je erop dat goede artikelen met de best mogelijke kwaliteit worden aangeleverd. Het is belangrijk om op de trends te blijven letten als coördinator, maar ook met de commissie samen. Elke week wordt er een artikel gepubliceerd en voor het maken van de afbeeldingen die hierbij worden gepubliceerd, gebruiken we Canva. Met Faces hebben we een eigen website, waardoor je heel goed met WordPress om leert gaan. Ook wil je graag dat het artikel zo vaak mogelijk gelezen wordt, waardoor je de beste meta-omschrijving neer wil zetten. Hierbij wil je het ook op Social Media goed promoten.
Naast Faces was ik dit jaar ook verantwoordelijk voor de StudyTour. Je moet bij commissies heel erg oppassen dat je geen commissielid wordt, omdat het verleidelijk is snel kleine taken op te pakken. Ook moet je zorgen dat je als coördinator gewoon al vanaf het begin er goed op te zit, want het is een hoop geregel. Een commissie als de StudyTour kan veel stress met zich meebrengen, maar met de juiste mensen op de juiste plek, uitstekende coördinatie en een beetje geluk, valt dit reuze mee en zet je een mooi evenement neer samen met de commissie.
Als laatste ben je nog verantwoordelijk voor de Accounting Activity. Ik vond dit erg leerzaam, want bij deze activiteit breng je 5 accountancy kantoren in contact met 20 studenten. Ik heb dit gedaan middels een kookworkshop. Hiervoor moest ik verschillende offertes opvragen en zo heb je weer veel contact met de treasurer, om de prijzen te vergelijken.
In het kort is de functie van Secretary een van de functies waar je de meeste facetten van de vereniging bij mee pakt. Naast de natuurlijk ook belangrijke hoofdtaken, heb je ruimte om verschillende dingen op te pakken en zo zelf te kiezen waar jouw aandacht naartoe gaat.
Geen enkele week is hetzelfde en dat maakt het ook zo leuk!
Functie Vice-Chairman Asset | Financials
Als Vice-Chairman van Asset | Financials heb jij de vrijheid om het grootste gedeelte van portfolio naar eigen wensen indelen. De hoofdtaken van de functie hebben betrekking op het werven en behouden van actieve leden, het opzetten van informele evenementen en de promotie van de vereniging. Van alle functies binnen het bestuur, heeft de Vice-Chairman het meest diverse takenpakket met veel wisselende bezigheden.
Als Vice-Chairman ben je het eerste aanspreekpunt voor (potentiële) leden en ben je verantwoordelijk voor de commissieverdeling. Je bent verantwoordelijk voor het aantrekken van nieuwe leden door middel van promotie en het opzetten van evenementen, ook in samenwerking de andere Asset departementen. Daarnaast ben je als Vice-Chairman ook verantwoordelijk voor het onderhouden en verbeteren van de website. Ook hierin krijg je veel vrijheid om te bepalen hoe de website vormgegeven wordt.
Om Financials zichtbaar te maken onder onze doelgroep is de juiste promotie erg belangrijk. Promotie kan op diverse manieren, bijvoorbeeld door social media, narrowcasting, onze website en campuspromotie. Als studievereniging hebben wij twee kanten. Aan de ene kant stellen wij onszelf op als een leuke vereniging voor alle studenten binnen Accountancy, Economics en Finance, waar zij het beste uit hun studententijd kunnen halen. Daarnaast bieden wij ook formele evenementen van hoogwaardige kwaliteit, zodat studenten zich kunnen oriënteren op een baan. Deze twee pijlers moeten ook meegenomen in het promotieplan, zodat beide goed overgebracht worden op studenten.
Misschien wel één van de leukste taken betreft de vrijheid die de functie met zich meebrengt. De Vice-Chairman heeft relatief weinig vaste taken, waardoor je veel kansen hebt om zelf projecten op te starten of andere bestuurders te helpen. Hierdoor heb je op elk moment meerdere projecten lopen, zoals het ontwerpen van promotiemateriaal en het opzetten van evenementen.
De Vice-Chairman is ook de vervanger van de Chairman in het geval dat deze niet aanwezig kan zijn bij een (bestuurs)vergadering. Mocht de Chairman een keer niet aanwezig kunnen zijn bij een vergadering van het algemeen bestuur van Asset, kan ervoor gekozen worden om de Vice-Chairman als vervanger te sturen. Daarnaast heeft de Vice ook elke week een meeting met alle andere Vices van de Asset departementen, om gezamenlijke promotie te bepalen en grote Asset evenementen, zoals Pre-Carnaval en de kick-off party, neer te zetten.
De manier van werken van de Vices is door de jaren heen erg verschillend geweest. De één heeft zich meer gefocust op de actieve leden, de ander op de promotie, waar weer een ander het interessant vond om zich met beleidsmatige zaken bezig te houden. Hoewel hoofdtaken nooit uit het oog verloren mogen worden, kan jij zelf bepalen waar jij je pijlen op richt en belangrijk vindt voor de vereniging in dat jaar en wat jij aan het einde van je bestuursjaar bereikt wil hebben.
