Een Study Tour buiten Europa organiseren is niet zomaar iets. De voorbereidingen begonnen al tijdens de start van dit academisch jaar. Binnen twee weken waren we eruit: de Study Tour gaat dit jaar naar Bangkok met een driedaags uitstapje naar Kanchanaburi. In Bangkok gaan we onder andere naar Baker Tilly en de Stock Exchange. In Kanchanaburi gaan we genieten van de prachtige natuur in Thailand.
Onze commissie bestaat uit:
- Joost van Avendonk (Chairman)
- Luuk Brouwers (Treasurer)
- Yorick Brethouwer (External Affairs)
- Bart Frijters (External Affairs)
- Melanie Drummen (Secretary)
- Mirthe Loeffen & Raquel van Kuringe (Coördinators)
Samen werken we hard aan het organiseren van een leuke reis en het beantwoorden van onze onderzoeksvraag:
“How do sustainable initiatives in the textile industry contribute to environmental improvements in Bangkok?”
Hoe kwamen we aan onze hoofdvraag?
De keuze voor onze hoofdvraag kwam voort uit onze eigen stad Tilburg. Tilburg was vroeger een echte textielstad—niet voor niets worden we “Kruikenzeikers” genoemd. Bangkok is nu een belangrijk centrum voor de textielindustrie, een sector die een grote invloed heeft op het milieu door waterverbruik, chemisch afval en energieverbruik. Tilburg speelt vandaag de dag nog steeds een rol met innovatieve ontwikkelingen binnen deze sector. Door de brug te slaan tussen de innovatie van Tilburg en de hedendaagse uitdagingen in Bangkok, willen we niet alleen leren van de Thaise benadering van duurzaamheid, maar ook kijken of ze in Thailand kunnen leren van de innovaties in Tilburg.
Wat betekent het om in de commissie te zitten?
We vergaderen elke week een uur om te bespreken wat er in de komende weken gedaan moet worden. In de eerste weken hebben we vooral gebrainstormd over een mooie locatie. Daarna moesten we aan de slag: vliegtickets regelen, accommodaties bespreken, promotie maken en een eerste versie van onze research proposal pitchen—die werd goedgekeurd! Nu zijn we druk bezig om deze verder uit te werken. We brainstormen ook over leuke informele activiteiten voor tijdens de Study Tour. Daarnaast hebben we tijd besteed aan het plannen van ons commissie-uitje, want naast hard werken is er ook ruimte voor gezelligheid!
Naast de organisatorische taken is er ook ruimte voor persoonlijke groei. Het ontwikkelen van leiderschapsvaardigheden, leren onderhandelen met internationale contacten en budgetteren zijn waardevolle ervaringen die we opdoen.
Persoonlijke ervaringen
Joost: Vorig jaar heb ik bij Asset | Economics de Study Tour mee georganiseerd naar Valencia. Dat vond ik zo leuk dat ik dacht: laat ik dat nog een keer doen! Om het toch een beetje anders te maken, hebben we nu de extra uitdaging van een intercontinentale reis, en dat brengt veel extra zaken met zich mee. Iedereen heeft een paspoort nodig, we moeten onderzoek doen naar vaccinaties en we moeten zorgen dat iedereen een manier heeft om ter plekke te betalen. Maar dat maakt het ook juist een leuke uitdaging! Mijn rol als Chairman houdt in dat ik de agenda’s opstel en de meetings leid en plan. Gelukkig zijn de commissieleden erg enthousiast en voeren zij hun taken goed uit, waardoor mijn tweede taak—het aansturen en controleren—een stuk makkelijker wordt!
Luuk: Ik kwam er al snel achter dat het organiseren van zo’n reis moeilijker is dan je denkt en vooral veel tijd kost. Er zijn talloze kleine dingen die je moet regelen en waar je over na moet denken. Elke beslissing moet goed worden overwogen, omdat we andermans geld uitgeven. Het maken van een budget was ook een flinke uitdaging. Zelf had ik geen ervaring met het organiseren van zoiets, dus ik had geen idee hoe duur alles zou zijn. Het voelde daarom in het begin als veel giswerk. Uiteindelijk komt het goed zodra de reis vorm begint te krijgen, maar het was zeker een leerzaam proces.
Yorick: Als External Affairs ben ik vooral bezig met het regelen van leuke en leerzame formele en informele activiteiten en het contact met bedrijven. Het is erg belangrijk dat alles goed geregeld is—het laatste wat je wilt is dat we straks met 20 man midden in Bangkok staan en de accommodatie niet klopt. Gelukkig is iedereen in de commissie erg gemotiveerd en verloopt de organisatie tot nu toe soepel.
Melanie: Als Secretary ben ik verantwoordelijk voor het maken van de minutes, waarin de belangrijkste punten van de vergadering worden vastgelegd. Tijdens meetings bespreken we veel, want we organiseren een reis voor maar liefst 20 personen. Er komt enorm veel bij kijken om alles goed te regelen en niets over het hoofd te zien. Daarnaast moeten we ervoor zorgen dat alle deelnemers goed geïnformeerd zijn: welke vaccinaties ze nodig hebben, het dagprogramma en wat er van hen verwacht wordt. We hebben als commissie dus een uitgebreid takenpakket, maar gelukkig kunnen we de taken goed verdelen!
Mirthe: Als Coördinator ben ik vanuit het bestuur van Asset | Financials verantwoordelijk voor het hele evenement. Dit betekent dat ik in de gaten houd dat iedereen zijn of haar taken goed en op tijd uitvoert, zodat de reis soepel verloopt. Daarnaast ben ik degene die contact onderhoudt met externe partijen, omdat alle communicatie via de Asset | Financials-mail verloopt. Het is daarnaast supergezellig om elke week met dezelfde groep samen te komen en bij te kletsen. We zien elkaar niet alleen bij de vergaderingen, maar ook bij Asset | Financials-evenementen en commissie-uitjes, waardoor we in korte tijd een hechte groep zijn geworden.
Bart: Ik heb eerder een reis georganiseerd, maar wat er bij een Study Tour komt kijken is echt veel meer. Alles moet tot in de puntjes voorbereid worden om de reis zo soepel mogelijk te laten verlopen. Dat maakt het ook juist leuk, want we moeten veel overleggen over allerlei onderwerpen en leren elkaar daardoor snel beter kennen.
Afsluiting
De organisatie van een Study Tour buiten Europa is een grote uitdaging, en er komt veel bij kijken. Maar het is een geweldige ervaring waar je enorm veel van leert. Je moet goed samenwerken met een gemotiveerd team en de taken slim verdelen. Met de juiste inzet en samenwerking zorgen we ervoor dat deze reis een groot succes wordt!
