Het was november en ik genoot nog volop van mijn Exchange periode in Dublin toen de vraag kwam of het mij leuk leek om een bestuursjaar te doen bij Asset | Accounting & Finance. Hier moest ik natuurlijk goed over nadenken want ik zou dan een jaar vertraging oplopen en het zou me geld kosten, maar het zou me waarschijnlijk ook heel veel moois opleveren. Eén van de belangrijkste taken als Vice-Chairman is het werven van nieuwe actief leden en deze verdelen over de commissies. Dit begon al tijdens de overdracht. Na een aantal keer meekijken met mijn voorganger, Djanmar, mocht ik zelf het eerste gesprek voeren. Tijdens zo’n gesprek probeer je zo goed mogelijk de persoon in korte tijd te leren kennen en leg je de verschillende commissies uit. Het vullen van commissies kan soms een grote puzzel zijn dus probeer ik ook leden in andere commissies te krijgen dan dat ze op voorhand aan hebben gegeven. Nadat het allemaal gelukt was om de commissies die in de winter starten te vullen, kon het bestuursjaar echt gaan beginnen. Maar hoe ziet een week als Vice-Chairman van A&F er eigenlijk uit? Erg cliché maar wel waar: geen enkele week als bestuurder is hetzelfde. Ik zal een aantal van de vergaderingen en taken opnoemen. Je begint de week op maandagochtend altijd met de bestuursvergadering. Tijdens deze vergadering bespreek je alles wat er afgelopen week gebeurd is omtrent de vereniging maar ook hoe je bepaalde dingen in de toekomst gaat aanpakken. Dit kan bijvoorbeeld zijn over hoe je nieuwe actief leden gaat bereiken en uiteindelijk indelen in de commissies. Of misschien welke informele activiteiten we op de planning gaan zetten voor de komende maanden. Uit de bestuursvergadering volgen vaak verschillende kleine en grote taken. Deze kleine taakjes als een Facebook post plaatsen, wat mailtjes sturen en te bellen probeer ik zo snel mogelijk te doen zodat ik dit niet vergeet en er zo snel mogelijk antwoord op heb. ”Als coördinator van de commissie ben je daar om samen met de voorzitter alles te overzien en in goede banen te leiden. Ook ben je de koppeling tussen het bestuur en de commissie.” Op maandag heb ik meestal een vergadering met de StudyTour commissie. Deze commissie organiseert een twee weken durende reis naar Taiwan die eind oktober zal plaatsvinden. Als coördinator van de commissie ben je daar om samen met de voorzitter alles te overzien en in goede banen te leiden. Ook ben je de koppeling tussen het bestuur en de commissie. Dit houdt in dat je alles wat de commissie doet terugkoppelt naar het bestuur om zo de rest van het bestuur up-to-date te houden van de ontwikkelingen binnen de commissie. Bij de StudyTour commissie kan dit bijvoorbeeld gaan over waar de reis naar toe gaat en of de rest van het bestuur de invulling van de dagen tijdens de StudyTour ook goed vindt. Op dinsdag heb ik standaard een meeting met alle webmasters van Asset. Als Vice-Chairman van A&F ben je tevens verantwoordelijk voor het onderhouden van de website. Na bijna de hele zomer erg druk bezig te zijn geweest met het ontwikkelen van de nieuwe website van Asset en haar zeven departementen is de nieuwe website eindelijk live. Echter zijn er nog wat onderdelen die niet helemaal functioneren, hier proberen we tijdens deze meetings achter te komen en dan op te lossen. Als Vice-Chairman maak je ook deel uit van de Asset Academy samen met alle andere Vices van de departementen. Hier worden zaken besproken als de promotie van Asset, hoe Asset zich wil profileren in de TOP-week en hoe we meer passief leden kunnen betrekken bij Asset. Samen met de Vices van Marketing, SBIT en S&L maak je ook deel uit van het BE-cluster. Hiermee proberen wij Bedrijfseconomie studenten zo goed mogelijk te bereiken om ze kennis te laten maken met Asset en het actief zijn. Zo ben ik zelf ook coördinator geweest van een eerstejaars Bedrijfseconomie commissie die verschillende informele activiteiten voor eerstejaars studenten organiseerde. Hiernaast ben je als Vice-Chairman natuurlijk ook de rechterhand van de Chairman. Zo heb ik regelmatig overleg met de voorzitter omtrent zaken als beleid en strategie van A&F. Ook moet ik regelmatig taken van de voorzitter overnemen als hij zelf niet in de gelegenheid is. Misschien wel één van de belangrijkste redenen om een bestuursjaar te doen was toch wel de gezelligheid. Je bent de hele week samen met je bestuur en leden hard aan het werken voor A&F maar toch is er ook altijd ruimte voor gezelligheid. De borrels, uitstapjes en activiteiten met de leden zijn toch de leukere dingen waar je het voor doet. Zodra je ziet dat de leden een leuke dag gehad hebben doet mij dat ook goed. Spijt van mijn bestuursjaar heb ik zeker niet en ik zou het dan ook iedereen een bestuursjaar aanraden. Naast dat je veel mensen leert kennen, ontwikkel je ook verschillende vaardigheden. Zo heb ik in mijn bestuursjaar onder andere geleerd om overal een kritische blik op te werpen en heb ik mijn soft skills verder ontwikkeld. De ervaring van een bestuursjaar zou ik niet willen missen en ik zeg dan ook tegen iedereen die erover twijfelt: ga het gewoon doen! Mocht je na dit artikel meer willen weten over mijn bestuursjaar, kom dan langs op kamer E1.07 en stel je vragen tijdens een kopje koffie!
Een bestuursjaar bij Asset | Accounting & Finance – Steven Stroo, Secretary
Het was toch wel even twijfelen, toen ik vorig jaar november gebeld werd met de vraag of ik een bestuursjaar bij A&F wilde doen. Ik was immers net een paar maanden terug van mijn exchange, en stond op het punt mijn master Accountancy af te ronden en de arbeidsmarkt op te gaan. Na alle plussen en minnen naast elkaar te hebben gezet besloot ik toch om mijn studententijd met een jaar te verlengen en ervoor te gaan. Vaak krijg ik de vraag “Maar wat doe je dan als secretaris de hele dag op de kamers?”, en het is lastig daar een duidelijk antwoord op te geven. Officieel ben ik verantwoordelijk voor de in- en uitgaande communicatie van de vereniging en het notuleren bij vergaderingen, maar dat is maar een heel klein deel van mijn functie, die uit ontzettend veel verschillende en gevarieerde taken bestaat. Het grootste deel van mijn tijd ben ik bezig met interne zaken van de vereniging. Ik ben bijvoorbeeld coördinator van de Accounting Insight commissie, de Faces Online commissie en de Alumni commissie. Hier zit een groot deel van mijn tijd gedurende de week in. Verder zijn mijn taken niet vastomlijnd, en heb ik veel vrijheid om andere bestuurders te helpen waar nodig. Het gevolg hiervan is dat ik eigenlijk alle aspecten van de vereniging van dichtbij meemaak, en bij veel van deze aspecten mijn bijdrage kan geven. Zo ben ik Vice-penningmeester, en ook ben ik afgelopen zomer bij veel partnergesprekken mee geweest. ”Je komt ontzettend vaak in nieuwe situaties terecht waarin je vaak snel moet denken en handelen, en tegelijkertijd kritisch moet zijn.” Die variatie in de taken vind ik een van de mooiere dingen van mijn functie. Het ene moment ben ik bezig met het coördineren van een evenement, het volgende moment moet er een mailing verstuurd worden, en daarna ben ik alweer met een van onze externen mee naar een partnergesprek. Geen dag is hetzelfde. Je komt ontzettend vaak in nieuwe situaties terecht waarin je vaak snel moet denken en handelen, en tegelijkertijd kritisch moet zijn. Zeker in het begin was dat af en toe wel even schakelen, maar je leert er heel snel flexibel door te zijn. Ook van het coördineren van drie commissies heb ik ontzettend veel geleerd. Iedere commissie vergt namelijk weer een andere manier van coördineren. De ene keer moet je er kort op zitten, maar een andere keer is het beter om de commissie wat vrijer te laten. Iedere situatie vraagt weer om een andere manier van aanpak. Ook dit was iets wat in het begin even wennen was, maar waar je na verloop van tijd steeds meer feeling voor krijgt. Wanneer je ziet dat de commissies goed lopen, leden zichzelf binnen de commissie ontwikkelen, er concrete dingen bereikt worden en iedereen het bij A&F naar zijn zin heeft, kun je toch een trots gevoel niet onderdrukken. Natuurlijk gaat ook niet altijd alles van een leien dakje. Een bestuursjaar is hard werken, en vaak genoeg loop je tegen problemen aan. Zo heb ik, zeker in het begin, vaak genoeg geworsteld met ons massamailprogramma. Als er dan een belangrijke mailing voor een bepaalde tijd verstuurd moet worden, dan levert dat behoorlijk wat stress op. Ook heb ik wel twee volledige dagen gebaald toen ik een verkeerde datum op de uitnodiging voor onze ALV had gezet, die ik vervolgens naar meer dan 2000 mensen had gestuurd. Toch horen dit soort dingen er bij, en ook hiervoor geldt: je leert er alleen maar van. Tot slot speelt natuurlijk ook de gezelligheid bij A&F een grote rol in mijn bestuursjaar. Een organisatie kan namelijk niet functioneren als iedereen heel de dag chagrijnig is en het niet naar hun zin heeft. Daarom doet het me ook altijd ontzettend goed als ik zie dat veel leden naar borrels en activiteiten komen, het goed met elkaar kunnen vinden en ook buiten A&F met elkaar om gaan. Je doet het uiteindelijk toch allemaal voor de leden, en als die tevreden zijn, ben ik dat ook. Ik kan dan ook iedereen een bestuursjaar aanraden. Je leert heel snel veel mensen kennen, je doet ervaringen op die je de rest van je leven niet vergeet en je ontwikkelt razendsnel je soft skills en het vermogen kritisch naar zaken te kijken. Combineer dat met de professionele maar ook ontzettend gezellige omgeving waar je in mag werken en je hebt, in mijn ogen, een ideale mix. Tegen iedereen die nog twijfelt zou ik dan ook willen zeggen: ga er voor! Mocht je na dit artikel meer willen weten over mijn bestuursjaar, kom dan langs op kamer E1.07 en stel je vragen tijdens een kopje koffie!
Een bestuursjaar bij Asset | Accounting & Finance – Femke de Boer, External Affairs
Het begon allemaal officieel op 24 januari 2018. Na bij hamerslag te zijn geïnstalleerd was het zo ver. Mijn bestuursjaar als External Affairs bij Asset | Accounting & Finance ging van start. Na een aantal weken van overdracht was het tijd om het stokje van Roel Dolders over te nemen. Niet zeker wetende wat mij te wachten stond, maar desalniettemin niet minder gemotiveerd. Inmiddels is het alweer zo’n 8 maanden geleden dat ik voor het eerst de kamers binnenstapte als officieel bestuurder. Nu ik probeer mijn ervaringen van de afgelopen tijd op papier te krijgen, realiseer ik mij pas hoe snel de tijd voorbij gevlogen is. Voor ik het weet zal ik mijn opvolger bekend maken en is het ditmaal mijn beurt alles wat ik geleerd heb over te dragen. De vraag die velen stellen is waarom ik er voor gekozen heb om toch een bestuursjaar te gaan doen als ik ook gewoon kon afstuderen en aan mijn carrière kon beginnen. Ik was er altijd al vrij zeker van dat ik een bestuursjaar wilde doen, maar op het moment dat ik echt moest gaan beslissen sloeg de twijfel toe. Was dit wel echt wat ik wilde? Nu ik terugblik op de afgelopen maanden kan ik met zekerheid zeggen dat ik geen moment spijt heb gehad. Hier komen alle clichés zoals “persoonlijke ontwikkeling” en “een netwerk opbouwen” om de hoek kijken. Maar clichés zouden geen clichés zijn als ze niet waar zouden zijn. Toch moet je bij een bestuursjaar verder kijken dan dat. In mijn rol als External Affairs ben ik verantwoordelijk voor de acquisitie. Tijdens de zomerperiode heb ik alle huidige en wellicht nieuwe partners mogen bezoeken. Hier wordt de brochure besproken, die je samen met je mede-externe gemaakt hebt. Tijdens het gesprek probeer je zo samen tot een passende samenwerking te komen. De vele gesprekken maakten deze periode meteen de drukste, maar toch is deze periode heel belangrijk. Het is niet alleen waardevol voor jezelf, maar ook voor de vereniging dat dit mogelijk is. Wetende hoe belangrijk het is om te slagen, geeft je dan ook net die extra motivatie. Acquisitie en bedrijfscontact spelen natuurlijk een grote rol in mijn functie, maar daar blijft het niet bij. Als winterexterne ben ik namelijk ook nog coördinator van het Financial Business Dinner en de Finance Expedition en heb ik het beheren en onderhouden van onze social mediakanalen in mijn portfolio. Deze taken zijn dan wel de rode draad, maar geen enkele week is hetzelfde. Natuurlijk heb je de terugkerende vergaderingen en belmomenten maar daarbuiten zijn er altijd wel wisselende taken zoals het designen van een flyer of het regelen van een DoMiBo. “Ik betrap mij erop dat ik bijna elke week wel een moment heb waar ik trots op ben. Is het niet iets wat ik zelf heb bereikt, dan wel iets wat we gezamenlijk als vereniging hebben bereikt.” Een bestuursjaar is niet zoals sommigen denken een jaar lang “alcohol en feesten”. Het is hard werken en lange dagen maken maar daar krijg je ook veel voor terug. Ik betrap mij erop dat ik bijna elke week wel een moment heb waar ik trots op ben. Is het niet iets wat ik zelf heb bereikt, dan wel iets wat we gezamenlijk als vereniging hebben bereikt. Dit kan variëren van het binnenhalen van een nieuwe partner tot het eindelijk onder de knie krijgen van InDesign. Buiten deze praktische zaken om, dragen ook de actief leden bij aan het gedenkwaardig maken van mijn bestuursjaar. Als je ziet dat een activiteit veel bezocht wordt, het onderling gezellig is én dat leden ook buiten A&F activiteiten afspreken, dan sta je toch even stil bij wat voor een mooie vereniging in de afgelopen jaren opgebouwd is. Een gevoel van trots kan ook dan niet uitblijven. Desondanks bestaat een bestuursjaar niet alleen uit mooie momenten. Soms word je weer even met beide benen op de grond gezet. Er zijn altijd wel tegenslagen en gaat het af en toe niet zoals je gehoopt had. Toch ben ik van mening dat dit een essentieel onderdeel is van een bestuursjaar. Het dwingt je om buiten de kaders te denken en laat je realiseren dat het echte leven ook niet zonder hobbels op je pad is. Al het bovengenoemde komt lang niet in de buurt van alles wat je meemaakt, maar ik denk ook niet dat het mogelijk is om het tot in detail te beschrijven. Er zijn geen mooiste momenten of grootste tegenvallers. Er is niet één ding waar je het meeste van leert. Je moet je bestuursjaar als een geheel zien. En als ik daarop terugkijk, kan ik iedereen aanraden om dezelfde keuze als ik te maken en er gewoon voor te gaan. Mocht je na dit artikel meer willen weten over mijn bestuursjaar, kom dan langs op kamer E1.07 en stel je vragen tijdens een kopje koffie!
Lessons from a board year
Terugblik op mijn voorzitterschap bij Asset | Accounting & Finance. De redactie heeft mij gevraagd iets te vertellen over het afgelopen jaar. Het jaar wanneer ik voorzitter was van financiële studievereniging Asset | Accounting & Finance. Bij voorbaat merk ik op dat dit niet bedoeld is als verkooppraatje voor een bestuursjaar en dat mijn doel niet is om nieuwe bestuurders aan te trekken. Daar word je als student toch al mee doodgegooid. Daarnaast is de aanwas van bestuursleden (i.t.t. veel andere verenigingen) bij Asset | Accounting & Finance nooit een probleem geweest. Dit komt denk ik omdat de waarde van een bestuursjaar bij A&F voor de meeste buitenstaanders en leden duidelijk is. Een bestuursjaar wordt uiterst serieus genomen en gaat verder dan een ‘jaartje plezier maken’. Echter vind ik het, zoals je misschien nu al merkt, moeilijk om over mijn bestuursjaar te praten zonder dat het als verkooppraatje overkomt. Het was namelijk in één woord geniaal. “Een bestuursjaar is maar een weggegooid jaar waar je voornamelijk in de kroeg staat” In 2013 werd ik vice-chairman van de Investment Night-commissie. In acht maanden organiseerde ik samen met vier andere commissiegenoten een symposium over investeren op de aandelenmarkt. Ondanks ik het commissiewerk heel leuk vond, was ik maar weinig te vinden op het scala aan borrels en activiteiten die door de vereniging georganiseerd werd. Het bestuur kende ik nauwelijks en ik had geen idee wat zij heel de dag op die kamer aan het doen waren. Een bestuursjaar was in mijn ogen maar een weggegooid jaar waar je voornamelijk in de kroeg staat. Ik zei dan ook vol overtuiging ‘nee’ toen het toenmalige bestuur mij tijdens een Actief leden-gesprekje vroeg of ik wellicht interesse zou hebben in een bestuursjaar (deze vraag krijgen alle leden overigens ter inventarisatie voorgelegd). Een jaar later, rond dezelfde periode klonk de hamerslag tijdens de algemene ledenvergadering en stond ik een paar minuten later als kersverse voorzitter het beleid van het komende jaar te presenteren, waaraan we in de drie voorafgaande maanden gewerkt hadden. “Ik had geen idee wat me te wachten stond” Achteraf gezien had ik zelfs tijdens die Algemene Ledenvergadering nog geen idee wat me dat jaar te wachten stond. Zo zat ik bijvoorbeeld twee weken later onverwachts te lunchen met de President en rector magnificus van Tilburg University, samen met een ander bestuurslid. We bespraken het nieuwe beleid van de universiteit en de rol van de studievereniging hierin. Ook hadden we het over besturen in het algemeen en werden we nog even op een ludieke wijze op onze plek gezet omdat we geen stropdas droegen (die we net voor hun binnenkomst snel hadden afgerukt toen we door het raam zagen dat zij zelf ook geen stropdas droegen). Nog twee weken later stond ik voor een volle collegezaal aan Master Finance- en Master Accounting-studenten te presenteren welke mogelijkheden wij ze bieden en waarom het zo belangrijk is om deze aan te grijpen. Voor ik het wist, zat ik een maand later in een van de mooiste vergaderzalen van Tilburg University, waar ik de vier Big Four Accountancy-kantoren (EY, KPMG, PwC en Deloitte) en verschillende directeuren van het Accountancy-department van Tilburg University welkom heette op een door ons georganiseerde vergadering. We bespraken de toekomst van het accountancyberoep en hoe de universiteit hierop kan inspelen. Ook bespraken we de kwaliteit van de studenten die in Tilburg afstuderen, vergeleken met andere steden en waar de opleiding in kan verbeteren. De vergadering verliep perfect en als kers op de taart benadrukte de Big Four het kwaliteitsverschil tussen studenten die actief zijn geweest bij Asset | Accounting & Finance en de studenten die dat niet waren. “We zijn vergelijkbaar met een bedrijf met 110 werknemers” Naast dit soort hoogtepunten was er natuurlijk ook nog de dagelijkse gang van zaken. Als ik aan mensen moet uitleggen wat het nou precies inhoudt, vergelijk ik de studievereniging met een bedrijf. Een bedrijf dat optreedt als intermediair tussen student en het bedrijfsleven. We hebben rond de 110 ‘werknemers’ (de commissieleden) en een (soms dubbel) fulltime bestuur van zes personen. Net als in de meeste bedrijven bepaalt het bestuur het beleid en ziet het erop toe dat dit wordt uitgevoerd. Om een idee te krijgen; het beleid beslaat zo’n 50 pagina’s en omvat alles waar de vereniging zich mee bezig houdt: samenstelling van het activiteitenportfolio, strategie voor koude acquisitie (nieuwe partners), aanwending van het budget, profilering op social media, langetermijnvisie, actief ledenbeleid en ga zo maar door. We coördineren daarnaast de commissies (vergelijkbaar met een team/taskforce) bestaande uit vier tot zeven personen. Iedere commissie houdt zich bezig met één taak (opdracht); van het organiseren van een reis naar Rio de Janeiro, tot een symposium over accounting, tot het leveren van content op ons blog. En zoals een bedrijf afhankelijk is van zijn medewerkers, zijn wij afhankelijk van onze geweldige commissieleden. We proberen dan ook om het voor de leden met borrels, activiteiten en trainingen zo leuk en leerzaam mogelijk te maken. “Beslissingen kunnen over tienduizenden euro’s gaan “. Het duurde ook even voordat ik echt besefte over welk type begroting we beslisten. Je neemt beslissingen die tot in de tienduizenden euro’s kunnen lopen. Bijvoorbeeld over de vraag of er een nieuwe website of een nieuw CRM-systeem moet komen, of over onderhandelingen over contracten met de Studystore, waar al onze leden met korting boeken kunnen bestellen. Al met al dus serieuze beslissingen, met serieuze gevolgen. Hierdoor begrijp ik ondertussen waarom recruiters zo veel waarde hechten aan een bestuursjaar. Hoe cliché het ook mag klinken; Ik heb mezelf in het afgelopen jaar op meer gebieden ontwikkeld dan in mijn hele studietijd daarvoor. “It all happens during a cup of coffee“. De grootste les die ik uit mijn bestuursjaar heb getrokken, is het belang van communicatie. Het regelmatig contact houden met leden, andere besturen, de partners en de universiteit bleek ook van cruciaal belang. De uitspraak “It all happens during a cup of coffee” heb ik afgelopen jaar dan ook meerdere malen ondervonden. Daarnaast bleek de manier waarop