Bij ASSET Financials hechten we veel waarde aan transparantie, verantwoording en voortdurende verbetering. Onze Raad van Advies en Kascommissie spelen hierin een essentiële rol. In dit artikel beantwoorden we veelgestelde vragen over hun taken en verantwoordelijkheden.
De Raad van Advies
Hoe vaak worden er evaluaties of controles uitgevoerd door de Raad van Advies?
De Raad van Advies komt drie keer per jaar samen. Dit gebeurt in de zomer en winter, voorafgaand aan de Algemene Ledenvergadering (ALV), om goedkeuring te krijgen voor de plannen omtrent evenementen. Halverwege het eerste semester vindt een tussentijdse evaluatie plaats. Daarnaast kunnen bestuursleden op elk moment vraagstukken indienen wanneer er advies nodig is.
Wat zijn de belangrijkste taken van de Raad van Advies en de Kascommissie?
De Raad van Advies denkt mee over de organisatie van evenementen en biedt ondersteuning waar nodig. De Kascommissie controleert elk kwartaal de boekhouding en ziet erop toe dat de penningmeester de boekhoudregels correct naleeft.
Op welke manier geven de adviesorganen feedback aan het bestuur?
Feedback wordt tijdens vergaderingen gegeven, die tweemaal per jaar plaatsvinden in een restaurant tijdens een driegangendiner. In de zomerperiode, wanneer veel leden op vakantie zijn, vindt feedback vaak online plaats.
Welke bevoegdheden heeft de Raad van Advies om in te grijpen als het bestuur niet goed functioneert?
De Raad van Advies heeft een uitsluitend adviserende rol en geen formele bevoegdheden om in te grijpen. Desondanks wordt hun advies vaak opgevolgd, omdat het in het belang van de vereniging is.
Zijn er vaste criteria waaraan het bestuur wordt getoetst?
Er wordt geëvalueerd hoe evenementen zijn verlopen. Updates hierover worden geschreven om een compleet beeld van de vereniging te schetsen. Daarnaast worden uiteenlopende vraagstukken besproken.
Wie zitten er in de Raad van Advies en hoe worden zij geselecteerd?
De Raad van Advies bestaat uit drie soorten leden:
- Professionals uit het bedrijfsleven (economie, accounting en finance);
- Professoren van de universiteit binnen deze vakgebieden;
- Oud-voorzitters, die jaarlijks betrokken zijn bij het beleid.
Hoe wordt de samenwerking tussen het bestuur en de Raad van Advies ervaren?
De samenwerking wordt als zeer prettig ervaren. De Raad van Advies voorziet het bestuur van waardevolle inzichten en aandachtspunten, altijd op een constructieve manier met als doel de vereniging verder te helpen.
Zijn er voorbeelden waarin de Raad van Advies een belangrijke rol heeft gespeeld?
Na de coronaperiode nam het aantal leden af, wat gevolgen had voor de commissies en evenementen. Tijdens een brainstormsessie werd besproken hoe meer studenten te bereiken, bijvoorbeeld door grotere sprekers uit te nodigen of ludieke informele activiteiten te organiseren.
Financiële Controle (Kascommissie)
Hoe vaak controleert de Kascommissie de financiële administratie?
De Kascommissie voert vier keer per jaar een controle uit.
Welke documenten en financiële rapporten worden gecontroleerd?
De Kascommissie controleert de balans, de winst- en verliesrekening en de grootboekkaarten. Daarnaast wordt nagegaan of de btw correct is geboekt via de btw-aangifte die elk kwartaal bij de Belastingdienst wordt ingediend.
Wat gebeurt er als er financiële onregelmatigheden worden ontdekt?
Deze worden genoteerd en zo snel mogelijk gecorrigeerd. Dit maakt deel uit van het reguliere controleproces.
Hoe onafhankelijk is de Kascommissie van het bestuur?
De Kascommissie bestaat uit oud-penningmeesters. Zij maken geen deel meer uit van het bestuur en baseren hun oordeel op wettelijk vastgelegde boekhoudregels.
Worden er externe accountants of experts geraadpleegd voor financiële controle?
Nee, dit is niet nodig. De Kascommissie beschikt over voldoende interne expertise.
Transparantie en Verantwoording
Hoe worden leden op de hoogte gehouden van de bevindingen van de Raad van Advies en de Kascommissie?
Bevindingen worden verwerkt in het beleid en officiële stukken, die leden kunnen inzien in de aanloop naar de ALV.
Hoe wordt de balans tussen onafhankelijk toezicht en bestuurlijke autonomie gewaarborgd?
De Kascommissie controleert of er financieel verantwoord wordt gehandeld, terwijl het bestuur vrij is in de budgetallocatie voor evenementen.
Worden verbeterpunten uit de controles meegenomen in het beleid?
Ja, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsplanning. Lessen uit het ene jaar worden meegenomen naar het volgende jaar.
Welke stappen worden genomen als het bestuur niet voldoet aan adviezen of richtlijnen?
Als het bestuur adviezen naast zich neerlegt, hebben leden van de Kascommissie en de Raad van Advies de mogelijkheid om tegen te stemmen op de ALV, net als alle andere leden.
Met de Raad van Advies en de Kascommissie als belangrijke steunpilaren, blijft ASSET Financials zich ontwikkelen en professionaliseren. Hun expertise en betrokkenheid dragen bij aan een sterke en toekomstbestendige vereniging.
